Dalam dunia bisnis dan organisasi, manajemen adalah salah satu aspek yang sangat penting. Manajemen dapat dianggap sebagai sebuah proses yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen dapat didefinisikan sebagai seni atau ilmu untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan. Efisiensi
1. Kenapa pesan bisnis perlu diorganisasikan dengan baik ? Pesan bisnisperlu diorganisasikan dengan baik agar pesan yang ingin disampaikan mudah dipahami. Selain itu, pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu 1 membantu audiens memahami pesan, 2 membantu audiens menerima pesan, 3 menghemat waktu audiens, 4 menyederhanakan tugas komunikasi. Klik Disini Untuk Membaca Dalam Bentuk 2. Sebutkan ciri-ciri pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik ! 1. Bagian awal terlalu panjang bertele-tele 2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis. 3. Informasi penting terlupakan. 4. Pengelompokkan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis. 3. Jelaskan langkah-langkah pengorganisasian pesan yang baik ! 1. Menetapkan ide/gagasan pokok Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Ada tiga teknik menentukan ide pokok, yaitu brainstorming, minta petunjuk atasan dan mengulang kebiasaan. 2. Mengelompokkan ide/gagasan Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan. 3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan Terdapat 2 pola pendekatan yang dapat digunakan, yaitu a. Pendekatan deduktif atau langsung direct approach merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-bukti. b. Pendekatan induktif atau tak langsung indirect approach pola pendekatan ini, argumentasi atau bukti pendukung disajikan di bagian awal diikuti ide pokok. 4. Sebutkan dan jelaskan dua pola atau pendekatan dalam menyusun urutan ide/gagasan ! Jawab a. Pendekatan deduktif atau langsung direct approach merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-bukti. b. Pendekatan induktif atau tak langsung indirect approach pola pendekatan ini, argumentasi atau bukti pendukung disajikan di bagian awal diikuti ide pokok. 5. Jelaskan empat bentuk organisasi pesan berdasarkan reaksi audiens ! 1. Direct request Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampainnya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung. 2. Pesan rutin, good news atau goodwill Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Goodnews atau goodwill adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Pesan-pesanitu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif. 3. Bad news Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Pesan itu sebaiknya menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dengan bahasa halus dan tidak ditempatkan di bagian awal. 4. Pesan persuasif Pesan persuasif bertujuan membujuk dan penerima tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima bereaksi negatif. Oleh karena itu, sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung. 6. Apa yang dimaksud dengan gaya dan nada pesan ? Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka. 7. Jelaskan karakteristik komunikasi bisnis tertulis yang efektif menurut Quible ! 1. Courtesy sopan santun Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata berkonotasi positif, gender neutral tidak membedakan jenis kelamin, dan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator. tepat/benar Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan para audiens. ringkas Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak perlu. Penggunaan kaliat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami. 4. Clarity atau Clearness jelas Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis coherence. 5. Concreteness tepat Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa. 6. Completeness lengkap Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian misalnya gagalnya penjualan, rugi waktu, pengembalian barang, dan kehilangan pelanggan 8. Bagaimana cara meningkatkan kredibilitas sebagai komunikator ? Kredibilitas bisa ditentukan dari interaksi yang selama ini telah terjadi. Namun bila belum saling mengenal, informasi mengenai krebilitas komunikator bisa diperoleh dari pihak lain. Pemahaman terhadap situasi dan penggunaan kata yang menggambarkan rasa percaya diri dapat meningkatkan kredibilitas komunikator. 9. Sebutkan teknik umum yang dapat dipergunakan untuk mengembangkan paragraf ! 1. Ilustrasi mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh yang dapat memperjelas ide pokok. 2. Perbandingan atau kontras mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan. 3. Sebab akibat mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan mengenai sesuatu. 4. Klasifikasi mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik. 5. Masalah dan penyelesaian mengembangkan dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya. 10. Buatlah satu contoh paragraf pendek untuk setiap teknik pengembangan paragraf ! Menunjuk surat permintaan dan penawaran harga dengan nomor 056/UM/XII/2004 tanggal 30 April 2014, bersama ini kami informasikan harga dan spesifikasi komputer notebook berbagai merek sesuai rincian terlampir. Harga-harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman, dan pemasangan serta garansi hardware selama satu tahun sejak pemesanan. Demikian surat penunjukan ini kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. loading... [Soal dan Jawaban] Pengorganisasian Pesan Bisnis Reviewed by zuratochi on May 14, 2018 Rating 5
Sebutkanciri-ciri pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik ! Jawab : 1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele) 2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis. 3. Informasi penting terlupakan. 4. Pengelompokkan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis. 3.Kompasiana adalah platform blog. Konten ini menjadi tanggung jawab bloger dan tidak mewakili pandangan redaksi Kompas. Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal. Tujuan dari suatu komunikasi yaitu untuk menyampaikan informasi, berbagi pengalaman, menumbuhkan rasa simpati, melakukan kerjasama, serta menumbuhkan motivasi. Adapun komponen dasar dalam suatu komunikasi antara lainKomunikatorKomunikanPesan atau esensi komunikasiInteraksiMedia komunikasiPemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasiSedangkan perencanaan pesan bisnis adalah memilih atau menentukan ide, gagasan, menemukan fakta penting yang akan disampaikan pada pihak lain untuk mendukung pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Tujuan penyampaian pesan bisnis ini adalah untuk menginformasikan pesan-pesan bisnis ke pihak lain agar sepakat dengan apa yang disampaikan sehingga terciptanya kolaborasi atau kerjasama antara pihak lain. Penyampaian pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan baik dan positif pada penerima pesan maka akan berdampak positif pula pada organisasi bisnis yang menyampaikan pesan penyampaian pesan bisnis ini adalah audiens atau pihak yang menerima pesan. Agar pesan yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens maka harus melakukan analisis audiens. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam analisis audiens yaituMengembangkan profil audiensMengenali penerima primerMenetapkan jumlah dan komposisi audiensMengukur tingkat pemahaman audiensMembutuhkan informasi audiensMemuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens Analisis audiens ini dibutuhkan karena untuk mengetahui apa latar belakang dari audiens, bagaimana pengetahuan audiens tentang subjek yang disampaikan, apa yang menarik perhatian audiens, informasi apa yang dibutuhkan audiens,berapa umur, jenis kelamin dan pendidikan audiens, serta apa yang diharapkan oleh audiens. Jika hal tersebut tidak diperhatikan maka pesan yang disampaikan sulit bahkan tidak akan dipahami oleh audiens. Selain analisis audiens, dalam merencanakan pesan bisnis perlu memperhatikan penentuan ide/gagasan pesan bisnis yang ingin disampaikan. Penentuan ide pokok pesan yang baik harus jelas, memiliki maksud dan tujuan, serta memerlukan pengalaman dan kreativitas. Untuk pengorganisasian pesan yang baik adalah sebagai berikutsubjek dan tujuan jelas mencakup semua informasi yang pentingrelevansi informasi dengan subjek dan tujuanide-ide dikelompokan dan disajikan secara merencanakan pesan bisnis, ada media penyampaian pesan pesan bisnis yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kedua media penyampaian pesan tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan pesan yang ingin komunikasi lisan, dapat digunakan apabiladiperlukan umpan balik secara langsung dari penerima, pesan relatif sederhana dan mudah dingerti, tidak memerlukan catatan permanen, danpenerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomissaluran komunikasi tertulis, tepat digunakan apabila tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima, pesan terinci dan kompleks, memerlukan perencanaan yang seksama, memerlukan catatan permanen, penerima dalam jumlah banyak, penerima sulit dijangkau karena tersebar secara beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik antara lainpesan yang disampaikan bertele-teleinformasi yang penting terlupakanterdapat informasi yang tidak relevanide-ide disajikan secara tidak logisMaka dari itu agar pesan-pesan bisnis tersampaikan dengan baik dan mudah dipahami oleh penerima, harus merencanakan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan memperhatikan kebutuhan audiens dan penentuan ide pokok/gagasan pesan dengan baik dan benar. Lihat Money Selengkapnyakomunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan. langsung (direct request). Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti. dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu. pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Salam hangat untuk Sobat Tipsmonika! Kali ini kita akan membahas mengenai pengorganisasian pesan bisnis. Seperti yang kita ketahui, pesan bisnis menjadi hal yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Namun, beberapa orang masih sering mengalami kesulitan dalam mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang masuk. Nah, berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait pengorganisasian pesan bisnis. Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian pesan bisnis? Pengorganisasian pesan bisnis adalah proses pengelolaan pesan-pesan yang masuk ke dalam bisnis. Hal ini bertujuan agar setiap pesan bisnis dapat dikelola dengan baik sehingga tidak mengganggu kinerja bisnis. Selain itu, pengorganisasian pesan bisnis juga akan memudahkan Anda dalam mencari kembali pesan-pesan yang telah diterima. Kenapa pengorganisasian pesan bisnis itu penting? Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, pengorganisasian pesan bisnis sangat penting agar pesan-pesan yang masuk dapat dikelola dengan baik dan tidak mengganggu kinerja bisnis. Selain itu, dengan pengorganisasian pesan bisnis, Anda juga akan lebih mudah dalam mencari kembali pesan-pesan yang telah diterima. Hal ini akan memudahkan Anda dalam menjawab pesan-pesan yang belum terjawab. Apa saja teknik pengorganisasian pesan bisnis yang efektif? Terdapat beberapa teknik pengorganisasian pesan bisnis yang efektif, di antaranya adalah1. Mengelompokkan pesan-pesan berdasarkan sumbernya. Misalnya, pesan dari pelanggan, pesan dari rekan kerja, dan Menentukan prioritas pesan-pesan bisnis. Prioritaskan pesan-pesan yang membutuhkan tindakan Menghapus pesan-pesan yang tidak relevan. Pesan-pesan yang tidak relevan dapat mengurangi efektivitas pengorganisasian pesan bisnis. Bagaimana cara mengelompokkan pesan-pesan bisnis? Untuk mengelompokkan pesan-pesan bisnis, Anda dapat menggunakan fitur label atau folder pada aplikasi email. Misalnya, buatlah folder “Pelanggan”, “Rekan Kerja”, atau “Promosi” untuk memudahkan dalam mengelompokkan pesan-pesan. Apa yang harus dilakukan dengan pesan-pesan yang tidak relevan? Pesan-pesan yang tidak relevan sebaiknya dihapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan email dan tidak mempengaruhi efektivitas pengorganisasian pesan bisnis. Bagaimana cara menentukan prioritas pesan-pesan bisnis? Untuk menentukan prioritas pesan-pesan bisnis, Anda dapat mengevaluasi pesan-pesan berdasarkan waktu dan urgensi. Pesan-pesan yang membutuhkan tindakan segera harus diberikan prioritas. Apakah pengorganisasian pesan bisnis hanya dilakukan pada email saja? Tidak. Pengorganisasian pesan bisnis juga dapat dilakukan pada pesan-pesan yang masuk melalui aplikasi chat atau media sosial yang digunakan dalam bisnis. Bagaimana cara mengorganisasikan pesan-pesan yang masuk melalui aplikasi chat atau media sosial? Untuk mengorganisasikan pesan-pesan yang masuk melalui aplikasi chat atau media sosial, Anda dapat mengelompokkan pesan-pesan berdasarkan topik atau kategori. Misalnya, pesan-pesan tentang penjualan, pesan-pesan tentang pemesanan produk, dan sebagainya. Apa saja manfaat dari pengorganisasian pesan bisnis? Beberapa manfaat dari pengorganisasian pesan bisnis adalah1. Memudahkan dalam mengelola pesan-pesan Meningkatkan efektivitas kinerja Meningkatkan produktivitas Memudahkan dalam mencari kembali pesan-pesan yang telah diterima. Bagaimana cara membuat pesan bisnis yang mudah diorganisir? Untuk membuat pesan bisnis yang mudah diorganisir, pastikan untuk memberikan judul yang jelas dan singkat pada setiap pesan bisnis yang dikirimkan. Selain itu, tuliskan pesan bisnis dengan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan bisnis? Dalam pengorganisasian pesan bisnis, perlu diperhatikan hal-hal berikut1. Selalu memperbarui pengaturan folder atau label pada aplikasi email atau aplikasi Menghapus pesan-pesan yang tidak relevan secara Memberikan prioritas pada pesan-pesan yang membutuhkan tindakan segera. Bagaimana cara menghindari pesan bisnis yang tidak perlu? Untuk menghindari pesan bisnis yang tidak perlu, pastikan untuk mengatur filter pada aplikasi email atau aplikasi chat. Filter dapat membantu Anda memilah pesan-pesan yang masuk berdasarkan sumber atau topik. Apakah penggunaan aplikasi pengelola pesan bisnis diperlukan? Penggunaan aplikasi pengelola pesan bisnis dapat membantu Anda dalam mengorganisasikan pesan-pesan bisnis dengan lebih efektif. Namun, jika Anda sudah terbiasa dengan pengaturan folder atau label pada aplikasi email atau aplikasi chat, penggunaan aplikasi pengelola pesan bisnis tidak terlalu diperlukan. Bagaimana cara meminimalisir pesan-pesan bisnis yang masuk? Untuk meminimalisir pesan-pesan bisnis yang masuk, pastikan untuk tidak memberikan alamat email atau nomor telepon secara sembarangan. Selain itu, Anda juga dapat mengatur pengaturan filter pada aplikasi email atau aplikasi chat untuk memilah pesan-pesan yang masuk. Apa saja aplikasi pengelola pesan bisnis yang dapat digunakan? Beberapa aplikasi pengelola pesan bisnis yang dapat digunakan adalah1. Hootsuite2. Slack3. Trello4. Asana Bagaimana cara memilih aplikasi pengelola pesan bisnis yang tepat? Untuk memilih aplikasi pengelola pesan bisnis yang tepat, pastikan untuk mempertimbangkan fitur-fitur yang diperlukan dalam bisnis Anda. Selain itu, perhatikan juga harga dan kemudahan penggunaannya. Apakah pengorganisasian pesan bisnis dapat meningkatkan keamanan bisnis? Ya. Dengan pengorganisasian pesan bisnis, Anda dapat dengan mudah memonitor pesan-pesan yang masuk dan menghindari pesan-pesan yang tidak relevan atau mengandung ancaman keamanan. Bagaimana cara mengatasi pesan bisnis yang terlalu banyak? Untuk mengatasi pesan bisnis yang terlalu banyak, pastikan untuk mengatur filter pada aplikasi email atau aplikasi chat. Selain itu, Anda juga dapat menghapus pesan-pesan yang tidak relevan secara berkala. Apakah pengorganisasian pesan bisnis diperlukan oleh bisnis kecil? Ya. Pengorganisasian pesan bisnis diperlukan oleh bisnis kecil agar pesan-pesan bisnis dapat dikelola dengan baik dan tidak mengganggu kinerja bisnis. Bagaimana cara menyimpan arsip pesan bisnis? Untuk menyimpan arsip pesan bisnis, Anda dapat memindahkan pesan-pesan yang sudah tidak relevan namun masih memerlukan untuk disimpan ke dalam folder arsip. Kesimpulan Itulah beberapa pertanyaan seputar pengorganisasian pesan bisnis. Dengan mengorganisasikan pesan bisnis dengan baik, Anda dapat menghindari pesan-pesan yang tidak perlu dan meningkatkan efektivitas kinerja bisnis. Jangan lupa untuk selalu memperbarui pengaturan folder atau label pada aplikasi email atau aplikasi chat serta menghapus pesan-pesan yang tidak relevan secara berkala. Sampai jumpa kembali di artikel menarik lainnya, Sobat Tipsmonika! Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis. 1. Mengetahui alasan mengapa pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik Setelah tahapan perencanaan pesan-pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis. Uploaded bylika puta 0% found this document useful 0 votes39 views8 pagesDescriptionKomunikasi BisnisCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes39 views8 pages Pengorganisasian Pesan Pesan BisnisUploaded bylika puta DescriptionKomunikasi BisnisFull descriptionJump to Page You are on page 1of 8Search inside document You're Reading a Free Preview Pages 5 to 7 are not shown in this preview. Buy the Full Version Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime. Jawab : Menentukan tujuan pesan bisnis sangat penting bagi perusahaan dikarenakan pesan yang dibuat tidak aka nada gunanya apabila gagal mencapai tujuan. Dan juga, pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga citra perusahaan.
0% found this document useful 0 votes455 views12 pagesDescriptionWidiandika TriwibowoOriginal TitlePENGORGANISASIAN PESANCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsDOCX, PDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes455 views12 pagesPengorganisasian PesanOriginal TitlePENGORGANISASIAN PESANJump to Page You are on page 1of 12 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS A. ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini 1. Memahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 2. Membantu audiens menerima pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. 3. Menghemat waktu audiens Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. 4. Mempermudah pekerjaan komunikator. Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. B. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR a. Bertele-tele b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan C. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK . Pengorganisasian yang balk • Subjek dan tujuan harus jelas. • Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. • Ide -ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ? 1. Membantu audience memahami suatu pesan 2. Membantu audience menerima suatu pesan Menghemat waktu apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence Mempermudah pekerjaan komunikator pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara 1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya. b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik. 2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.Kenapa pesan bisnis perlu diorganisasikan dengan baik? 2. Sebautkan ciri-ciri pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik! 3. Jelaskan langkah-langkah pengorganisasian pesan yang baik! 4. Sebutkan dan jelaskan dua pola atau pendekatan dalam penyusunan urutan ide/gagasan! 5. Jelaskan empat bentuk organisasi pesan berdasarkan reaksi audiens! 6. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Tulisan ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis. Pengertian Perencanaan Pesan-pesan BisnisPerencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi. Proses Penyusunan PesanMenyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu Perencanaan PesanDalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi Penentuan tujuan;Analisis audiens;Penentuan ide pokok;Pemilihan saluran dan PesanSetelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu Mengorganisasikan pesanMemformulasikan pesanRevisi PesanPesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah Menyunting pesanMenulis ulangMemproduksi pesanMencetak pesanPenentuan Tujuan BisnisPesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu Memberi informasi informingTujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang atau persuasi persuadingTujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam kerjasama atau kolaborasi kolaboratingTujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan Penerimaan PesanAnalisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka Mengembangkan Profil AudiensAnalisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa Mengenali penerima primerApabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil Menetapkan jumlah dan komposisi audiensJumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak Mengukur Tingkat Pemahaman AudiensApabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru Memperkirakan reaki penerimaCara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh Memenuhi Kebutuhan Informasi AudiensPesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu Temukan apa yang ingin diketahui audiensAntisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkanBerikan semua informasi yang diperlukan oleh audiensPastikan bahwa informasi yang diberikan akuratTekankan gagasan yang paling menarik bagi Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis AudiensPesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang Ide PokokSetiap pesan bisnis mempunyai tema pokok main theme yaitu rumusan pokok pembicaraan topik beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok 1. BrainstormingBrainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakanStoryteller’s TourHidupkan recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan ListTulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak Findings, Recommendations CPR WorksheetJika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan findings, kesimpulan conclusions dan rekomendasi recommendation yang akan ApproachPendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok and Answer ChainPendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience 2. Petunjuk atasanPenentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat Kebiasaan Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama dan Saluran Media Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi komunikasi lisanKomunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung tatap muka, melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik feed back.Saluran komunikasi tertulisPesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu menginginkan umpan balik segera dari audiens..Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .Anda tidak memerlukan catatan permananAnda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau menginginkan interaksi dalam memecahkan Tertulis Anda tidak memerlukan umpan balik anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang memerlukan catatan ingin mencapai audiens yang ingin mengurangi distorsi penyampaian pada saluran lisan Percakapan tatap muka pidato, rapat, seminar, konferensiTelepon, voice mailRadio, televisi, ComputerAudio dan videoTeleconferenceVideo conferenceMedia pada saluran tertulis Surat, memo, laporan, proposalElektronik mail / emailTelepon smsComputerFaksTelegramPos biasa dan khusus . 145 273 152 110 32 23 272 311